1. Warum machen Sie eine Ausschreibung?

Machen Sie sich vorerst klar, was Sie in Zukunft von Ihrer neuen Kommunikation- oder Designagentur genau erwarten. Das grenzt in der Regel die Agenturauswahl schon ein. Brauchen Sie einen Spezialisten für ein spezielles Projekt oder verschiedene Leistungen und eine langfristige Betreuung? Je klarer Sie Ihre Anforderung zu Papier bringen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie die richtige(n) Agentur(en) für Ihre Anforderungen finden.

2. Brauchen Sie externe Hilfestellung?

Wenn Sie einen umfangreichen Pitch professionell organisieren wollen, kann ein „Pitchberater" hilfreich sein. Dieser bereitet den Wettbewerb vor, begleitet das Prozedere und lenkt die Zusammenarbeit mit der Agentur in die richtigen Bahnen. Informationen dazu kann Ihnen die Fachgruppe Werbung & Marktkommunikation oder der Weis raum geben.

3. Vereinbaren Sie ein Treffen, um die “Chemie“ zu klären.

Jedes Unternehmen ist anders. Daher spielt in der kreativen Zusammenarbeit die „Chemie“ eine große Rolle. Können sich beide Partner fordern und fördern und so die beste Lösung entwickeln? Ein gutes Gefühl ist im Ideenprozess sehr hilfreich. Es kann notwendige Mutreserven ins Spiel bringen und anfänglich bezweifelte Ideen in einzigartige Umsetzungen verwandeln. Fazit: Die passende Chemie macht die Zusammenarbeit einfacher.

4. Die richtigen Agenturen auswählen 

Suchen Sie sich Agenturen, die für Ihre Herausforderungen die entsprechenden Referenzen vorweisen können. Wenn Sie keinen Wettbewerb ausschreiben wollen, können Sie bei den wirklich in Frage kommenden Agenturen auch eine bezahlte Probearbeit in Auftrag geben. Das verschafft einen konkreten Einblick in die Arbeitsweise und kann aufwendige Agenturwettbewerbe vermeiden.

5. Ein Präsentations-Honorar ist erfolgsentscheidend.

Gute Agenturen werden Leistungen nicht umsonst anbieten. Denn Ideenpräsentationen, Konzeptpräsentationen, Entwurfspräsentationen sind Produkte,  keine Preisangebote!  In der Regel decken Präsentations-Honorare ohnedies nur einen Bruchteil des tatsächlichen Präsentations-Aufwandes ab. Ein entsprechendes Honorar für jene Agenturen, die nicht zum Zug kommen, ist ein Zeichen der Wertschätzung für kreative Leistung und wird die Agenturen zusätzlich anspornen.

6. Checkliste - Entscheidungskriterien für die Agenturauswahl 

• Know-how
• Größe
• Reaktionsgeschwindigkeit
• Kreativität
• Zuverlässigkeit und Termintreue
• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Standortnähe
• Agenturpersönlichkeit/persönlicher Kontakt
• Strategiekompetenz
• Produkt-/Branchenerfahrung
• Effizienz der Agentur/Kostenbewusstsein
• Strategiekompetenz
• Produkt-/Branchenerfahrung
• Effizienz der Agentur/Kostenbewusstsein
• Referenzen
• Preise
• Internationalität
• Reputation
• Breite des Leistungsspektrums

7. Fragen, die Sie (sich) stellen sollten:

• Brauche ich einen Full Service-Anbieter, der mir alle Kommunikations-Services aus einer Hand bietet, oder lege ich mehr Wert auf einen Spezialdienstleister?
• Wo soll meine neue Agentur ihren Schwerpunkt haben?
• Welche Leistungsbereiche gibt es überhaupt?
• Versteht die Agentur meinen Markt und meine individuellen Herausforderungen in allen Bereichen?
• Kann die Agentur bereits Erfolgsnachweise aufweisen?
• Versteht die Agentur das Zusammenspiel der klassischen und modernen Kommunikationsinstrumente?
• Hat sie die Kompetenzen ganzheitliche und kreative Kommunikationslösungen zu entwickeln?
• Brauche ich eine inhabergeführte, lokale Agentur oder benötige ich eher die globalen Möglichkeiten einer internationalen Netzwerk-Agentur?
• Passt die Chemie zwischen der Agentur und meinem Unternehmen bzw. meinen Mitarbeitern?
• Wie geht das mit den Rechten (Nutzung, Verwertung, Weiterverarbeitung) im Falle einer Trennung?